Прошу прощение или прощения?

Письмо-извинение

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Содержание письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Нужно ли извиняться?

План:

— Нужно ли извиняться?
— Как попросить прощения: 6 шагов навстречу?
— Как приносить извинение, чтобы вас услышали?
— Как правильно извиниться?
— Алгоритм идеального извинения
— Заключение

Ответ всегда будет один — конечно, да! Можно встретить такое мнение, что извинения — это для слабаков, что извинения не сочетаются с распространенной сегодня парадигмой успешности и стремления постоянно выигрывать. Потому что просить прощения — это означает признать свои слабости и ошибки. Ужас какой, не правда ли? 🙂

При раздутом самомнении и перфекционизме тоже очень сложно представить себе, что ты просишь прощения.

Но на самом деле для того, чтобы попросить прощения, требуется очень много моральных сил. Истинное прощение — это глубочайшее достояние цивилизованного человека. Прощение в силах исправить отношения между двумя людьми, между группами людей, между нациями и так далее.

Прощение может вылечить боль, причиненную самооценке и уменьшить вред, нанесенный унижением. Но, несмотря на всю важность прощения, мы не умеем извиняться. И не учим этому своих детей.

Поэтому для каждого человека было бы неплохо научиться корректно просить прощения, потому что позиция «не извиняюсь никогда и ни за что» рано или поздно приведет к нарушению отношений и, возможно, к изоляции.

Читайте статью о том, как простить измену.

Как попросить прощения: 6 компонентов

На практике просить прощения нелегко. У просьбы о прощении есть несколько компонентов, или составных частей, без которых просьба скорее всего не сработает или будет похожа на «заплатку». Вот о каких компонентах идет речь:

Вы должны четко понимать, что конкретно вы сделали не так: вы нарушили какую-то моральную норму или каким-то образом навредили отношениям. Вы полностью принимаете ответственность за это.

Ваша просьба о прощении должна быть конкретизирована, без всяких там общих слов вроде «прости, я что-то сделал не так». Из вашей просьбы о прощении также становится понятно, что вы сделали другому человеку больно. Этот компонент позволяет обоим участникам почувствовать, что у них общие моральные ценности.

Узнайте как научиться прощать!

Второй важный компонент успешной просьбы о прощении — это объяснение, почему вы так поступили. Смысл этого компонента в том, чтобы показать другому человеку, что этот поступок не характеризует вас в целом, этот поступок был просто ошибкой.

Вы можете сказать, что вы были утомлены, невнимательны, влюблены, под действием алкоголя, в конце концов — и стоит отдельно подчеркнуть, что вы больше так поступать не будете. Говоря об этом, не нужно унижаться: каждый человек имеет право на ошибку, и каждый человек имеет право искренне сожалеть о содеянном.

Третий важный компонент — это дать человеку понять, что ваш поступок не был направлен на его личность. Вы наверняка не хотели на самом деле лично его задеть. Это позволит ему в будущем чувствовать себя в безопасности, общаясь с вами. Ну а если вы и вправду хотели лично задеть его — что же, значит, вам придется принять ответственность за этот ваш поступок.

Четвертый компонент — вам должно быть неприятно извиняться. Вы можете чувствовать вину, стыд, сожаление, тревогу за отношения — и это нормально. Если вы не показываете этих эмоций, ваши извинения будут восприняты как формальные «заплатки».

Пятый компонент, как ни странно, называется «возмещение ущерба». Довольно часто бывает так, что одних только слов может оказаться недостаточно. «Я могу сейчас что-нибудь для тебя сделать?» — вот открытое предложение «возмещения ущерба».

Оплатите разбитую вазу, пригласите подругу в кино, которое вы обещали посмотреть вместе и забыли, принесите извинения коллеге, которого вы задели неаккуратным словом на собрании. Это правило действует даже и для многолетних личных отношений. Хочется сразу предупредить: не стоит преуменьшать «возмещение». По идее, сколько вы «разрушили», столько вы и «должны возместить».

Однако, как и при бизнес-переговорах, между сторонами может быть негласная договоренность о каком-то другом «возмещении». Как правило, обе стороны понимают, какого «возмещения» будет достаточно. Это тонкий, но важный процесс коммуникации между двумя людьми.

И последнее. Будьте честны. Если вы сказали, что больше так поступать не будете, приложите все усилия, чтобы так и случилось. Если вы обещали что-то сделать в качестве «возмещения» — сделайте это без откладывания.

Вас может заинтересовать статья «Как простить предательство».

Как приносить извинение, чтобы вас услышали?

Иногда просто сказать «прости» недостаточно. Нужно показать человеку, что вы понимаете его чувства и готовы нести ответственность за свои слова и поступки. Как выглядит грамотная просьба о прощении?

1. Покажите, что понимаете ситуацию.
Одна из распространенных ошибок – просить прощения «за все». Того, кто извиняется в общих выражениях, легко заподозрить в неискренности.

2. Признайте свою ответственность.
Вы несете ответственность за свое поведение и за те последствия, которые оно вызывает. Когда вы просите у кого-то прощения, вам нужно сказать, что это была ваша ошибка. Вы совершили ее – и вы сожалеете об этом.

3. Забудьте о «правоте».
У каждого из вас может быть свой взгляд на ситуацию. Вы можете придерживаться разных точек зрения – это естественно. Часто мы боимся попросить прощения, потому что считаем, что таким образом сдаем свои позиции. Ваша цель – не установить истину, а восстановить отношения.

4. Спросите, готовы ли вас простить.
Спросите, готов ли человек простить вас. Возможно, это произойдет не сейчас. Но вы покажете, что уважаете его чувства и не пытаетесь манипулировать им.

5. Не пытайтесь сразу заслужить прощение.
Если вы видите, что полное примирение пока невозможно, не торопите события. Спросите, можете ли вы что-то сделать, чтобы вам снова могли доверять, но не давите.

Читайте о том, как просить прощения у девушки.

Как правильно извиниться?

1. Подготовьтесь. Просить прощение — это сложная работа, вдвойне сложная от того, что вы, зачастую, испытываете сильное чувство вины.

Продумайте, какие слова вы скажете, как будете себя вести. Подумайте, какие у вас ожидания относительно того, как воспримет ваши слова собеседник. Это даст вам возможность подготовиться к любому исходу, каким бы он ни был.

2. Не оправдывайтесь и примите на себя ответственность.

Оправдания свидетельствуют о желании снизить степень своей вины, показать, что не все зависело от вас, и что были обстоятельства, побудившие вас поступить таким образом.

Примите на себя ответственность за свершенное. Такое поведение не только покажет вашу внутреннюю силу, но и понимание всей тяжести своего проступка. Ведь оправдываясь, вы как бы принижаете значимость свершенного для другого человека, повторно нанося ему обиду.

Но и «посыпать голову пеплом» тоже не нужно. Не усугубляйте свою вину, расписывая всю глубину и тяжесть собственного проступка», достаточно просто сказать, что вы поняли, что поступили не правильно, и вам очень жаль. Вы хотели бы загладить свою вину, если это возможно, поскольку ваши отношения очень дороги вам, и, если ваш партнер позволит, то вы готовы сделать все, чтобы исправить нанесенный ему ущерб.

3. Подкрепите слова.

Гораздо весомее слов бывают наши поступки. Поэтому, подумайте, какие ваши действия могут подкрепить сказанное или засвидетельствовать ваше желание наладить отношения.

4. Поблагодарите партнера.

Какое бы решение ни принял ваш партнер — простить вас или нет, отнеситесь к нему с уважением. В любом случае поблагодарите его, за то, что он нашел силы простить вас, либо за то, что просто выслушал вас.

Помните, что простить бывает очень не легко, и нужно время, чтобы обида притупилась. Возможно, партнер все же простит вас, но чуть позже. Дайте ему такую возможность. Скажите, что уважаете его решение, но все же надеетесь, что он переменит его.

5. Не будьте навязчивы.

Если человек не готов вас простить, «отпустите» его на какое-то время. Не пытайтесь приводить дополнительные аргументы, почему ему это нужно сделать. Вы должны понимать, что таким поведением вы оказываете на него давление, что заставляет его защищаться. А для того, чтобы искренне простить, человеку нужна свобода выбора. Поэтому ничего, кроме вреда вы таким поведением не добьетесь.

Вас может заинтересовать статья о том, как простить человека.

Алгоритм идеального извинения

Итак, ты облажался. Ты, конечно, можешь, делать вид, что ничего не произошло, и ждать, пока отношения наладятся сами. Но лучше извиниться, причем не абы как, а по науке.

В журнале «Ведение переговоров и управление конфликтами» ученые опубликовали пять ключевых аргументов, которые делают извинение действенным.

1. Выражение сожаления

Правильно: «Мне так жаль, что я тебя обманул!»

Неправильно: «Мне так жаль, что ты узнала, что я тебя обманул!».

2. Объяснение того, что ты сделал неправильно.

Правильно: «Мне следовало подумать о том, как больно тебе будет от моего обмана».

Неправильно: «Мне следовало подумать, что о том, что рано или поздно ты все узнаешь».

3. Декларация о покаянии.

Правильно: «Я больше никогда так не буду делать!»

Неправильно: «Тот кто тебе об этом рассказал пожалеет об этом».

4. Предложение ремонта.

Правильно: «Хочешь, я дам слово, что никогда тебя больше не обману?»

Неправильно: «Все люди обманывают. Никто от этого ведь не умер».

5. Просьба о прощении.

Правильно: «Прости меня!»

Неправильно: все остальные слова.

Ученые пошли дальше и попросили группу волонтеров протестировать извинения. Часть использовала все ключевые аргументы, другие — несколько и в разных сочетаниях. Самой работающей парой оказались «Объяснение того, что ты сделал неправильно» + «Предложение ремонта». Наименее эффективными были те, кто просто просил прощения.

Психологически это работает так: предложение ремонта — действий, направленных на урегулирование ситуации, — переносит фокус внимания с отрицательного момента на положительный, тогда как обычной просьбой об извинении ты фиксируешь внимание на своем проступке.

Также читайте статью о том, как простить обиду.

Письмо с извинениями от организации пример образец

Коды Codes Форма № 1 по ОКУД Form #1 of OKUD Дата (год, месяц, число) Date (YYYY MM DD) Организация / Organization / по ОКПО according to OKPO / Идентификационный номер налогоплательщика Taxpayer identification number ИНН TIN Вид деятельности Activity type / по ОКВЭД according to OKVAD / Организационно-правовая форма/ Legal organizational form / Товарищество LLP – Limited liability partnership ООО LLC – Limited liability company ЗАО CJSC – Closed joint stock company / ОАО OJSC – Open joint stock company / по ОКОПФ/ОКФС as per OKOPF/OKFS Единица измерения Unit of measurement / тыс. руб.

ВажноЕще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом 1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу 2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась 3.
Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время 4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для.

Вас время 5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей 6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу 7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на.

Бланкер.ру

Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы 9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений Извинения за задержку оплаты счетов 1.

Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку 2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим 3.

К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой 4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность 5.

Правила этикета и деловой переписки диктуют нам не оставлять без ответа любые предложения партнёров, сообщать о своих действиях, если эти действия затрагивают сложившиеся отношения, извиняться за неудобства, случившиеся по вашей вине. Зачем извиняться В принципе, это не обязательно и не влечёт никаких последствий в соответствии с законодательством. Но это официальная сторона дела. С другой же стороны, поддержание диалога с партнёрами, уведомление их о своих действиях, в том числе и письменные извинения за причинённые неудобства, как нельзя лучше отражаются на деловой репутации, позиционируют вас как надёжного компаньона.

Своевременное написание письма-извинения может предотвратить негативные последствия для отношений, заключенных с кем-либо, которые связаны будут с Вашим проступком.

ИнфоЧерез кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам 6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам 7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее 8.

Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника 9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила.

Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів). 10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня. 11.

Текст письма-извинения не очень разниться от обычного делового письма. В обоих случаях, оформляется получатель, тема самого письма, и обращение. Желательно, в теме не делать акцент на том, что это извинения, лучше сделать ее нейтральной, к примеру «О постановках по контракту №254-Д-КП», или вообще ничего не указывать.

Помимо этого, не обязательно указывать кто исполнитель. Письмо-извинение подпишет топ-менеджер организации, главное, чтобы это все выглядело не слишком формально. Нужно добиться того, чтобы создалось впечатление, что руководитель компании осведомлен о проблеме и готов лично принести свои извинения пострадавшей стороне. Составленное письмо распечатывают на корпоративном бланке, его подписывает руководитель, после оно регистрируется и отправляется фирме-адресату. Текст письма-извинения По своей форме текст подразделяется на 3 части: вступление, основная часть, и заключение.

Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним. Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

  • выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
  • искреннее извинение за доставленные неудобства;
  • объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
  • напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…». Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя.
Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность. Например: Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара. Выражение сожаления, огорчения Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила. Например: Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *