Прошито и пронумеровано

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:

  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:

  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.
Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  • С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
    Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.
  • Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.
  • Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.
  • Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.
  • Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Посмотрите как правильно заполнить трудовую книжку.

И нужно ли туда вносить запись об установлении ненормированного рабочего дня.

Как грамотно составить характеристику на работника.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г. № 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело. К единицам хранения предъявляются следующие требования — они должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов, включенных в их состав.

Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст. 19а), но со следующими оговорками: а) срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Таким образом, если организация своими локальными нормативными актами (например, номенклатурой дел) установила, что приказы по основной деятельности являются документами постоянного срока хранения, то эти документы включаются в состав архивного фонда организации, подлежат соответствующему оформлению и передаче на архивное хранение. Если же необходимость в постоянном хранении такого вида документов организация не определила, тогда приказы составляют часть документального фонда организации, имеют срок хранения 10 лет, не подлежат полному оформлению и хранятся в соответствующем структурном подразделении до момента уничтожения.

В соответствии с требованиями Правил полному оформлению подлежат законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. Полное оформление включает в себя: 1) пересистематизацию документов; 2) подшивку или переплет документов дела; 3) нумерацию листов дела; 4) составление листа-заверителя дела; 5) составление, внутренней описи документов дела (при необходимости); 6) оформление обложки дела.

  1. При подготовке дел для сдачи в архив проверяется полнота содержания дела. Если дело содержит приказы по основной деятельности – проводится проверка наличия всех документов в соответствии с регистрационными журналами, иными учетными формами, а также всех приложений к приказам. Из дела изымаются черновики, дубликаты. Документы размещаются в деле по мере возрастания регистрационных номеров с более раннего номера к более позднему. При наличии большого объема документов дела разбивается на тома примерно по 250 листов каждый (3-4 см). Как правило в дело подшиваются приказы за один делопроизводственный год (календарный, или учебный и др.) не зависимо от количества включенных в него документов. Безусловно, могут быть исключения, при наличии незначительного количества документов, издаваемых в пределах делопроизводственного года, или иной специфики ведения делопроизводства. Особенности такого формирования дела должны быть, во-первых, оправданны, во-вторых, закреплены в справочных и учетных документах (описях).
  2. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления (скрепки, скобы степлера и др.) из документов удаляются.
  3. Листы нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу документа простым карандашом или нумератором, при этом внутренняя опись и лист-заверитель нумеруются отдельной нумерацией (при наличии более 1 листа).
  4. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и содержит информацию о количестве листов, включенных в дело, особенностях данных листов (формат, вид), особенностях нумерации – наличии литерных или пропущенных номеров. Указывается общее количество листов дела.
  5. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы проверок и др.). Для документов, имеющих валовую нумерацию (приказы, протоколы, письма и др.) как правило внутренняя опись не составляется, т.к. учет документов осуществляется по регистрационным журналам или иным учетным формам. Особенности нумерации таких документов (литерные, задвоенные, пропущенные и т.д.), а также факт отсутствия зарегистрированных документов в деле, оговариваются в сопроводительных и учетных документах (описях). При сдаче дел в архив к документам может быть приложена справка, сопроводительная записка, описывающая специфику делопроизводства по данным документам. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
  6. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения. Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела. На обложке может указываться архивный шифр дела.

Документы же временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению — допускается документы в деле не пересистематизировать, не прошивать (оставлять на хранение в папках-регистраторах), не проводить нумерацию листов, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель. Оформление обложки дела является обязательным требованием к оформлению дел с временными сроками хранения.

Документы, включенные в состав архивного фонда организации, подлежат сдаче в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Архив имеет право отказать в приеме некорректно оформленных дел, или при отсутствии на них описей. Хранение неучтенных дел в архиве не допускается.

Таким образом, исходя из требований Правил, приказы по основной деятельности, имеющие срок хранения постоянно, должны быть подготовлены к сдаче в архив (оформлена обложка, прошиты, пронумерованы, описаны и др.) в срок не ранее 1 года и не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. На документы, передающиеся в архив, должна быть составлена опись. Хранение приказов в одном деле за несколько лет допустимо, но должно иметь веские причины. Особенности формирования дела, в том числе включение в него документов за разные периоды должно быть отражено в предисловии к описи, или в справке, которая передается вместе с делом в архив. Рациональнее формировать приказы за разные годы в разных делах.

В заключение необходимо отметить, что несмотря на наличие действующих Правил, распространяющих свое действие на все организации не зависимо от форм собственности, строить работу по организации оперативного и архивного хранения необходимо на основании индивидуально разработанных внутренних нормативных документах, учитывающих специфику организации.

история / ТРЕБОВАНИЕ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕФЕРАТА_История

ТРЕБОВАНИЕ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕФЕРАТА

Общие требования

Реферат представляет собой небольшое научное исследование. Поэтому к его оформлению предъявляются стандартные требования, которые студент должен выполнить.

Объем работы 20-25 листов, формата А4 (не включая приложения). Цвет шрифта чёрный. Текст печатается на одной стороне листа.

Шрифт Times New Roman. Важно следить, чтобы вся работа была выполнена одним шрифтом. В основном тексте допускается использование курсива, подчеркивания и полужирного шрифта для выделения терминов, отдельных тезисов и пр. Переносы в словах не допускаются.

Кегль (размер высоты буквы) в основном тексте – 14. Для подстрочных сносок размер шрифта 10.

Межстрочный интервал – полуторный. Интервал между заголовком и текстом двойной.

Интервал между абзацами – 0 пт.

Текст выравнивается по ширине. Названия и заголовки выравниваются по центру.

Абзацы выделяются красной строкой. Абзацный отступ – 1,25 см.

Поля: левое 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее поля – по 20 мм.

Не допускается включение в основной текст реферата схем, фотографий, иллюстраций и т.п. Подобная визуальная информация выносится в приложения.

Нумерация страниц

Нумерация страниц в реферате начинается с титульного листа, который считается первым. Вместе с тем, знак номера на титульном листе не проставляется. Далее следует оглавление (план). Это вторая страница работы и она тоже не содержит знака номера. Фактическая нумерация (проставление порядкового номера страницы) начинается с третьего листа, на котором располагается введение.

Нумерация всех страниц сквозная, в неё включаются список литературы и приложения.

Страницы нумеруются арабскими цифрами. Номер ставится в нижней части листа по центру (также допускается проставление знака в нижней правой части листа). Точка после номера не ставится. Размер шрифта номера (кегль) – 11.

Титульный лист

Титульный лист оформляется по указанным требованиям. Он должен содержать базовую информацию, в которую последовательно входит:

  • официальное название учебного заведения;

  • название кафедры, на которой выполняется работа;

  • тип работы (реферат);

  • тема;

  • данные о студенте (с указанием факультета и номера группы);

  • данные о преподавателе, проверяющем реферат (с указанием должности, а также ученой степени и звания, если таковые имеются);

  • город и год выполнения

Данные о студенте и преподавателе пишутся в правой части титульного листа, все остальные сведения оформляются с выравниванием по центру

Оглавление (или План) помещается на второй, следующей за титульным листом, странице и является неотъемлемой частью работы, указывая на логику изложения темы. Всякий реферат должен содержать необходимые структурные элементы текста. В содержание работы в обязательном порядке включается введение основная часть, состоящая из 3-5 глав, заключение, список литературы и приложения (если таковые имеются). Требования к оформлению плана допускают несколько вариантов (см. Приложение 2).

Порядковые номера в оглавлении присваиваются только главам и параграфам. Введение, заключение и список литературы не нумеруются.

Пункты плана должны содержать указания номеров страниц, с которых они начинаются в основном тексте.

Если в реферате есть приложения, то каждое из них вносится в оглавление под своим номером и названием.

Все структурные элементы реферата записываются в оглавлении строчными буквами, начиная с прописной.

Названия и заголовки

Названия и заголовки печатаются заглавными буквами (Caps Lock), выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

Каждая структурная часть реферата (в том числе главы) начинается с новой страницы. Подчеркивание заголовка или использование для него другого шрифта не допускается. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, они разделяются точкой.

Расстояние между названием главы и последующим за ней текстом, а также между главой и параграфом составляет 2 интервала.

Главы и параграфы нумеруются арабскими цифрами.

Список литературы

Правильное оформление используемых в реферате источников указывает на академическую грамотность студента. Список литературы должен включать в себя только те источники, которые использовались в ходе работы и на которые приводятся ссылки в тексте реферата. Поэтому некорректно называть его библиографическим списком, который является более широким понятием и включает всю возможную литературу по теме. В этом смысле в списке литературы не могут находиться произведения, на которые не было ссылок в основной части работы.

Библиографическое описание (выходные данные) документа может быть расширенным и кратким. Для студенческих работ рекомендуется краткое описание, которое в обязательном порядке содержит следующие элементы:

  • фамилия и инициалы автора/авторов

  • полное название

  • место и год издания

  • объем (данные о количестве страниц документа).

Если текст находится в сборнике или является статьей журнале, то указываются номера страниц данной статьи. В коллективных работах, когда автор строго не обозначен, указывается редактор/ редакторы. При использовании многотомных изданий указывается номер тома.

Названия изданий не берется в кавычки, за исключением тех случаев, когда это предусмотрено самим автором.

В случае, когда материалы берутся из Интернета, допускается упрощенный вариант библиографического описания, в который включается:

  • фамилия и инициалы автора/авторов

  • заглавие

  • место и дата издания (если указаны)

  • объем документа (если указан)

  • электронный адрес документа

  • дата обращения к документу.

Необходимо указать полный электронный адрес источника. Если источник размещен на нескольких электронных веб-страничках, обычно указывается адрес страницы оглавления.

При указании места издания названия некоторых городов могут сокращаются: Москва – М., Ленинград – Л., Санкт-Петербург – СПб., Ростов на Дону – Ростов н/Д.

Все остальные названия городов пишутся полностью. В случае двух мест издания нужно указываются оба, между ни ми ставится разделительный знак точки с запятой.

Список литературы составляется в алфавитном порядке, по первой букве фамилии автора. Если работа коллективная, то по первой букве названия. В случае, когда используется несколько работ одного автора, они располагаются по годам изданий.

Ссылки и сноски

Ссылки в реферате являются частью научно-справочного аппарата работы. Поскольку написание реферата подразумевает использование источников, желательным (но необязательным) становится требование указаний ссылок, которые оформляются в виде сносок. Стандартная работа с литературой предусматривает наличие навыков грамотного цитирования, а значит, умение правильно ссылаться на источники и оформлять сноски согласно общим правилам. Формирование таких умений навыков необходимо, поскольку закладывает основы академической культуры студентов.

Кроме того, проверка сносок дает возможность преподавателю сразу заметить скачанные рефераты, в случае, если ссылки и общий список литературы не совпадают (что, к сожалению, случается в практике часто).

Ссылка содержит библиографические сведения о цитируемой работе, достаточные для её идентификации, поиска и общей характеристики.

Сноски различаются по месту расположения и бывают следующих видов: внутритекстовые, концевые (затекстовые) и подстрочные. В работе допускается применение любого из этих видов, но все сноски в реферате должны быть выдержаны в одном стиле.

Внутритекстовые сноски располагаются сразу после цитаты в круглых или (чаще) квадратных скобках. Такие сноски часто кодируются, например: , где 4 – номер источника в списке литературы, а 23 – номер страницы. Такие сноски неудобны и перегружают реферат.

Концевые сноски выносятся за текст всей работы и поэтому имеют сквозную нумерацию. Они также могут быть закодированы или написаны полностью.

Подстрочные сноски оформляются внизу страницы под чертой, поэтому они наиболее удобны и для студентов и для преподавателей, т.к. позволяют сразу видеть цитату, на которую ставится ссылка. При нумерации подстрочных библиографических ссылок применяют единообразный порядок для всего основного текста издания. Выбирают один из вариантов нумерации: сквозная нумерация по всему тексту, нумерация в пределах каждой главы, раздела, части и т.п., нумерация для данной страницы издания.

Сноска состоит из знака и текста. В качестве знака желательно выбирать цифры (допускается применение звёздочек).

При работе со сносками удобно использовать горячие клавиши. Для этого нужно установить курсор в ту часть текста, где должна располагаться цифра сноски и использовать следующее сочетание клавиш: CTRL+ALT+F – для подстрочных сносок и CTRL+ALT+D – для концевых.

Размер шрифта сноски должен быть меньше размера основного текста. В реферате обычно для этого применяют 10 кегль.

Знак сноски ставится сразу после слова, к которому она относится и перед следующими знаками препинания: точка, двоеточие, точка с запятой, закрывающая кавычка. Исключение составляет случай, когда точка является знаком сокращения (например: г., др., т.п.).

Сноска ставится после таких знаков препинания, как многоточие, вопросительный и восклицательный знаки, закрывающая скобка.

В случае, если сноска относится не к фрагменту, а ко всему тексту, заключенному в скобки или кавычки, знак ставится после них.

Сноска должна содержать следующие данные:

  • фамилия и инициалы автора

  • название работы

  • место и год издания

  • номер страницы

Ссылка на интернет-ресурс оформляется так же, как и его библиографическое описание.

Часто в реферате присутствуют повторные ссылки. В этом случае уже нет необходимости описывать выходные данные документы в полном объеме. Существуют стандартные требования к оформлению повторных ссылок.

Если ссылка повторяется сразу же после первоначальной, она описывается словами «Там же» с указанием номера страницы.

Если повторная ссылка отделена от первичной большим количеством страниц или другими ссылками, то в описании после фамилии автора следуют слова «Указ. соч.» и пишется номер страницы.

В случае ссылки на книгу, описанную под заглавием, название сокращается до нескольких слов, дающих достаточную информацию об издании, и указывается страница.

Оформление приложений

Приложения размещаются в конце всей работы после списка литературы. Как правило, в приложения выносятся большие таблицы, схемы, иллюстрации, фотографии и т.п. Каждое приложение начинается с новой страницы и ему присваивается порядковая буква: Приложение А, Приложение Б и т.д.

Кроме того, приложение должно иметь название или пояснение. Название приложения выравнивается по центру. Источник, из которого была взята информация для приложений, должен быть указан в списке литературы.

Важно помнить, что на все приложения должны быть даны ссылки в тексте работы. Считается, что общий объем приложений не должен превышать 1/3 от объема всей работы.

Образец оформления титульного листа)

ГОУ ВПО КРАСНОЯРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ МЕДИЦИНСКАЯ АКАДЕМИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ЗДРАВООХРАНЕНИЮ

И СОЦИАЛЬНОМУ РАЗВИТИЮ

Кафедра философии и социально-гуманитарных наук

Дисциплина: История

РЕФЕРАТ

Отечественная война 1812г.

Выполнил:

студент (ка) _____ группы

ФФМО («Лечебное дело»)

Фамилия И.О.

Проверил:

ст. преп., к.ф.н. Рыбкина И.В. . должность, уч. степ. Фамилия И.О.

Красноярск

Образцы оформления плана реферата

Вариант плана 1

Введение

1. ……….

2. ……….

3. ……….

Заключение

Список литературы

Приложения

Вариант плана 2

Введение 1. ……….

    1. ……….

    2. ……….

  1. ……….

    1. ……….

    2. ……….

  2. ……….

    1. ……….

    2. ……….

Заключение

Список литературы

Приложения

Примеры библиографического описания

Книга одного автора

Гулыга. А. В. Немецкая классическая философия. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Рольф, 2001. – 416 с.

Книга двух авторов

Бергер, П., Лукман, Т. Социальное конструирование реальности. – М.: Academia, 1995. – 323 с.

Книга двух авторов

Голубинцев, В.О., Динцев, А.В., Любченко В.С. Филсоофия для технических вузов. Серия «Высшее образование» – Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2004. – 640 с.

Книга четырех и более авторов

Философия: Учеб. для вузов / Г. И. Иконникова ; под ред. В. Н. Лавриненко. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : Юристъ, 2002. – 516 с

Книга, описанная под заглавием (не имеет автора, а только составителей)

Хрестоматия по философии. Учебное пособие для высших учебных заведений / Под ред. В.П. Кохановского и В.П. Яковлева. – Ростов н/Д: Феникс, 2002. – 576 с.

Словари и энциклопедии

Социальная философия : словарь / под общ. ред. В. Е. Кемерова, Т. Х. Керимова. — М.: Академический Проект, 2003. — 588 с.

Материалы конференций

Актуальные проблемы гуманитарных и социальных исследований. Материалы региональной научной конференции молодых ученых Сибири в области гуманитарных и социальных наук /Отв. ред. Н.В. Головко – Новосибирск: Изд-во СО РАН, 2006. – 223 с.

Статья из сборника:

Васильев, В.В. Эволюция философской психологии в XVIII в. //Историко-философский ежегодник. 2002. – М.: Наука, 2003. – С. 265-280

Статья из журнала

Бандуровский, К.В. Проблемы этики в «Сумме теологии» Фомы Аквинского //Вопросы философии. – 1997. – №9. – С. 156-162.

Автореферат диссертации

Гагинский, А. М. Онтотеологическая проблематика в греческой патристике III-IV вв.: Автореф. дисс. на соиск. уч. степ. канд. филос. наук: спец. 09.00.03 – История философии – Москва, 2012 – 33с.

Многотомное издание под именем автора/авторов

Реале, Д., Антисери, Д. Западная философия от истоков до наших дней. В 4-х кн. – СПб.: Петрополис, 1997. Многотомное издание под заглавием

Антология мировой философии: в 4 т. /Сост. Кузнецов В.Н. – М.: Мысль, 1974.

Отдельный том многотомного издания

Антология мировой философии: в 4 т. Т. 1. Философия Древнего мира /Сост. Кузнецов В.Н. – М.: Мысль, 1974 – 360 с.

Интернет-ресурс

  1. Коплстон, Ф. История философии. XX век. – М., 2002. – 269с. //http://www.gumer.info/bogoslov_Buks/Philos/Kopl/index.php (Дата обращения 25.07.2012)

  2. Гайденко, П.П. История греческой философии в её связи с наукой //http://www.philosophy.ru/library/gaid/0.html (Дата обращения 25.07.2012)

Электронное издание

Спиркин, А.Г. Философия: Учебник для технических вузов – М.: Гардарики, 2000. – 368 с. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM)

Примеры описания повторной ссылки

Первичная ссылка на книгу под именем автора/авторов

Гайденко, П.П. Научная рациональность и философский разум. — М.: Прогресс-Традиция, 2003. – С. 118

Повторная ссылка на книгу под именем автора/авторов

Гайденко, П.П. Указ соч., – С. 274

Первичная ссылка на книгу под заглавием

Перспективы метафизики. Классическая и неклассическая метафизика на рубеже веков: Материалы межд. конференции. Санкт-Петербург, 28-29 октября 1997 г. / Андрияускас А., Артемьева Т.В., Шраг К. и др.; отв ред. М.С. Уваров. — СПб.: С.-Петерб. отделение Ин-та человека РАН, 1997. – С. 29

Повторная ссылка на книгу под заглавием

Перспективы метафизики… С. 64

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *