Как отправить сотрудника в отпуск

Как отправить сотрудников в отпуск и не нарушить закон

Чтобы отправлять работников в ежегодный оплачиваемый отпуск, соблюдая все требования законодательства, рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые допускаются при оформлении ежегодных оплачиваемых отпусков.
Отпуск по графику
Конечно, вы знаете, что ежегодный отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков. Рассмотрим ситуацию, если работник идет в отпуск в соответствии с графиком.
Казалось бы, ситуация стандартная, Трудовым кодексом РФ подробно описаны обязательные действия работодателя: уведомить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала, оплатить отпуск не позднее чем за 3 дня до его начала. Но, как показывает практика, ошибки случаются часто.
Основная из них — работодатель не уведомляет работника под роспись о начале отпуска.
Когда день начала отпуска работника по графику отпусков приближается, очень важно не упустить момент и уведомить работника вовремя. Сделать это нужно не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Причем устного уведомления недостаточно, необходима подпись работника в том, что он уведомлен. Некоторые работодатели не уведомляют работников отдельно о начале отпуска, полагая, что достаточно просто издать приказ непосредственно перед началом отпуска и ознакомить с ним работника. Это не так, срок не менее 2 недель до начала отпуска необходимо соблюдать. Уведомление о начале отпуска можно составить в произвольной форме и на нем же получить подпись работника об ознакомлении.
Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Поэтому для предотвращения «наслоения» отпусков работников, чтобы работники уходили в отпуск в запланированной очередности, нужно соблюдать двухнедельный срок уведомления.
Исключение составляют случаи, когда работодатель после утверждения графика отпусков на предстоящий год знакомит с ним всех работников. Этим действием работодатель исполняет обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска не менее чем за 2 недели.
Вне графика
Но больше всего ошибок допускается при использовании работником отпуска не по графику.
График составляется работодателем в конце предыдущего года, когда ни работник, ни работодатель не догадываются, что их ждет в предстоящем году. Обстоятельства при этом бывают разные, и часто работники, планируя свой отдых, просят работодателя поменять запланированные даты. Это возможно, если стороны договорятся. При этом важно оформить все правильно и в установленные сроки.
Помимо стандартных действий, описанных выше, необходимо будет получить заявление работника о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от графика отпусков, и внести соответствующие сведения в график отпусков.
Ошибка № 1. Не оформляется основание изменения дат либо фактические даты использования отпуска не отражаются вовсе.
Если график отпусков утвержден, для переноса дат в нем нужно основание. Например, заявление работника. Некоторые работодатели не только не получают никаких письменных волеизъявлений работников, но и вовсе не оформляют перенос дат. То есть фактической датой использования отпуска указывается дата по графику, при том, что работник отдыхал совсем в другой период. Факт использования работником отпуска в другой период выявляется очень просто — по произведенной оплате.
Ошибка № 2. Несвоевременная оплата отпуска.
Бывает так, что работник в силу жизненных обстоятельств горячо просит работодателя срочно предоставить ему дни основного ежегодного отпуска для решения своих проблем. И предоставить в ближайшее время. При таких обстоятельствах, помогая работнику, работодатель не всегда понимает, что подобными действиями принимает на себя ответственность. Ведь оформляя в срочном порядке перенос отпуска, работодатель может не успеть выполнить условие об оплате отпуска не позднее чем за 3 дня до его начала.
Поэтому при предоставлении работнику отпуска необходимо соблюдать срок его оплаты, и, если работодатель понимает, что не успеет оплатить отпуск в срок, лучше не рисковать и отказать работнику (если у него нет права использовать отпуск в любое время).
Ошибка № 3. Отпуск предоставляется «авансом» за последующие годы.
Работник может просить отпуск при том, что за текущий рабочий год уже отгулял все 28 дней. Работодатель, разрешив работнику использовать отпуск за следующий год «авансом», рискует не только нарушить требование закона о ежегодном предоставлении отпуска, но и понести финансовые риски.
Имеется правовая позиция, согласно которой не допускается взыскание задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчете (увольнении) не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете. Данная позиция поддерживается судами.
Ошибка № 4. Фактически работник находился в отпуске в даты, отличные от графика отпусков, но в графике это не отражено.
Некоторые работодатели «забывают» вносить сведения в график отпусков. Например, работник фактически ушел в отпуск на неделю раньше (или позже), чем указано в графике отпусков. Оплата отпуска при этом была произведена своевременно, но сведения в график отпусков внесены не были.
Такой факт является нарушением, так как график отпусков обязателен для работника и работодателя. Необходимо предоставлять отпуск в соответствии с ним, а при договоренности сторон об изменении времени отпуска нужно внести в график соответствующие сведения.
Материал подготовлен Полиной Журенковой,
ведущим юристом департамента трудового права ООО «Митрофанова и Партнеры»,
специально для Superjob.ru

Рабочий год

Оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику один раз в каждом рабочем году. Рабочий год для отпуска может не совпадать с календарным годом. Он рассчитывается с момента поступления сотрудника на работу.

В стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включаются:

  • время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе при отстранении его от работы по ст. 76 ТК РФ;
  • время отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
  • время отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного по просьбе сотрудника, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года (ст. 121 ТК РФ).

Если какие-либо периоды не включаются в стаж, дающий право работнику на ежегодный отпуск, то рабочий год, за который предоставляется отпуск, увеличивается на число дней, исключаемых из стажа для отпуска.

Пример. Гражданин поступил на работу 1 октября 2006 г. Через шесть месяцев работы, то есть с 1 мая 2007 г., он может уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако за этот период гражданин был 20 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Следовательно, рабочий год удлинится на 6 рабочих дней (20 р. дн. — 14 р. дн.).

Таким образом, 6 месяцев истекут только 6 мая 2007 г.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

Продолжительность основного отпуска составляет:

  • 28 календарных дней с учетом суббот и воскресений, но без праздничных дней. Это минимальная продолжительность отпуска, которая гарантирована всем лицам, работающим по трудовому договору;
  • 2 рабочих дня за каждый месяц работы для работников, которые заключают трудовой договор на срок до двух месяцев.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Согласно ст. 112 ТК РФ нерабочими праздничными днями в РФ являются:

  • 1, 2, 3, 4, 5 января — Новогодние каникулы;
  • 7 января — Рождество Христово;
  • 23 февраля — День защитника Отечества;
  • 8 марта — Международный женский день;
  • 1 мая — Праздник Весны и Труда;
  • 9 мая — День Победы;
  • 12 июня — День России;
  • 4 ноября — День народного единства.

Пример. Работнику организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 марта 2007 г. продолжительностью 28 календарных дней. 8 марта является праздничным нерабочим днем. Поэтому отпуск работника закончится не 28 марта, а 29 марта.

Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска (см. таблицу N 1).

Таблица N 1

Продолжительность ежегодного основного отпуска для некоторых категорий работников

Категории
работников
Продолжительность
отпуска
Основание
Работники моложе
18 лет
31 календарный
день
Статья 267 ТК РФ
Инвалиды Не менее
30 календарных
дней
Статья 23 Федерального
закона от 24.11.1995
N 181-ФЗ «О социальной
защите инвалидов в РФ»
Граждане пожилого
возраста (женщины
старше 55 лет,
мужчины старше
60 лет) и инвалиды,
проживающие
в стационарных
учреждениях
социального
обслуживания
и работающие на
условиях трудового
договора
30 календарных
дней
Статьи 13 и 5 Федерального
закона от 02.08.1995
N 122-ФЗ «О социальном
обслуживании граждан
пожилого возраста и
инвалидов»
Работники, занятые
на работах с
химическим оружием
49 или 56
календарных дней
в зависимости от
степени вредности
и опасности
выполняемой
работы
Статья 117 ТК РФ; ст. 5
Федерального закона
от 07.11.2000 N 136-ФЗ
«О социальной защите
граждан, занятых на работе
с химическим оружием»
Педагогические
работники
образовательных
учреждений
42 или 56
календарных дней
в зависимости от
должности
педагогического
работника
Статьи 334, 335 ТК РФ;
п. 5 ст. 55 Закона РФ
от 10.07.1992 N 3266-1
«Об образовании»;
Постановление
Правительства РФ
от 01.10.2002 N 724
«О продолжительности
ежегодного основного
удлиненного оплачиваемого
отпуска, предоставляемого
педагогическим работникам»
Прокуроры,
следователи,
научные и
педагогические
работники системы
прокуратуры РФ,
работающие в
обычных местностях
30 календарных
дней без учета
времени
следования
к месту отдыха
и обратно
Статья 41.4 Федерального
закона от 17.01.1992
N 2202-1 «О прокуратуре
РФ».
Пункт 1 ст. 36
Федерального закона
от 21.07.1997 N 114-ФЗ
«О службе в таможенных
органах РФ»
Сотрудники
таможенных органов
Прокуроры и
следователи,
работающие
в местностях
с тяжелыми и
неблагоприятными
климатическими
условиями:
Статья 41.4 Федерального
закона от 17.01.1992
N 2202-1 «О прокуратуре
РФ»; Постановление
Правительства РФ
от 06.03.1996 N 242
«О продолжительности
ежегодного оплачиваемого
отпуска, предоставляемого
прокурорам и следователям
органов прокуратуры,
работающим в местностях
с тяжелыми и
неблагоприятными
климатическими условиями»
— в районах
Крайнего Севера
54 календарных
дня
— в местностях,
приравненных
к районам Крайнего
Севера
46 календарных
дней
Государственные и
муниципальные
служащие
Не менее 30
календарных дней
Пункт 4 ст. 46
Федерального закона
от 27.07.2004 N 79-ФЗ
«О государственной
гражданской службе РФ»;
п. 1 ст. 17 Федерального
закона от 08.01.1998
N 8-ФЗ «Об основах
муниципальной службы РФ»
Гражданские
служащие,
замещающие высшие и
главные должности
гражданской службы
35 календарных
дней
Пункт 3 ст. 46
Федерального закона
от 27.07.2004 N 79-ФЗ
«О государственной
гражданской службе РФ»
Научные работники
учреждений
(организаций),
финансируемых
из федерального
бюджета:
Постановление
Правительства РФ
от 12.08.1994 N 949
«О ежегодных отпусках
научных работников,
имеющих ученую степень»
— доктора наук 48 рабочих дней
— кандидаты наук 36 рабочих дней
Главные
медицинские сестры
учреждений
здравоохранения
федерального
подчинения
36 рабочих дней
Судьи
— в общем случае;
30 рабочих дней Пункт 2 ст. 19 Закона РФ
от 26.06.1992 N 3132-1
«О статусе судей в РФ»
— работающие
в районах Крайнего
Севера
51 рабочий день
— работающие
в местностях,
приравненных
к районам Крайнего
Севера,
и в местностях
с тяжелыми и
неблагоприятными
климатическими
условиями, где
установлены
коэффициенты
к заработной плате
45 рабочих дней
Спасатели
профессиональных
аварийно-
спасательных служб,
профессиональных
аварийно-
спасательных
формирований
В зависимости от
стажа работы в
профессиональных
аварийно-
спасательных
службах:
Статья 28 Федерального
закона от 22.08.1995
N 151-ФЗ «Об аварийно-
спасательных службах и
статусе спасателей»
— до 10 лет 30 суток
— свыше 10 лет 35 суток
— свыше 15 лет 40 суток
Сотрудники милиции:
— лица рядового и
начальствующего
состава
Государственной
противопожарной
службы МЧС России;
— сотрудники
исправительно-
трудовых учреждений
Статья 20 Закона РФ
от 18.04.1991 N 1026-1
«О милиции»; ст. 39
Федерального закона
от 25.07.2002 N 116-ФЗ;
п. 6 Постановления
ВС РСФСР от 18.04.1991
N 1027-1.
Перечень местностей РФ
с тяжелыми и
неблагоприятными
климатическими условиями,
где сотрудникам органов
внутренних дел РФ
предоставляются очередные
ежегодные отпуска
продолжительностью
45 календарных дней,
утвержден Постановлением
Правительства РФ
от 23.01.2001 N 48
— в общем случае 30 суток
— в случае
прохождения службы
в местностях
с тяжелыми и
неблагоприятными
климатическими
условиями
45 суток
Другие случаи,
установленные
федеральными
законами
Статья 115 ТК РФ

Продление ежегодного оплачиваемого отпуска

Болезнь может настигнуть работника не только во время его трудовой деятельности. Если же работник заболел или получил травму в то время, когда находился в оплачиваемом отпуске, его отпуск продлевается на количество дней нетрудоспособности, которые удостоверены листком нетрудоспособности.

Обратите внимание! Ежегодный оплачиваемый отпуск не продлевается, если работник ухаживал за больным ребенком или другим членом семьи.

В этом случае работник должен своевременно предупредить работодателя о том, что из отпуска он выйдет раньше. По согласованию с работодателем сотрудник может поступить и по-другому. Он может выйти на работу сразу после окончания отпуска по графику, а оставшуюся часть отпуска перенести на другой срок.

Пример. Работнику был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 3 по 30 апреля 2007 г.

С 18 по 27 апреля (10 календарных дней) сотрудник проболел. В этом случае последний день отпуска будет перенесен на 12 мая:

10 дней болезни + 2 праздничных дня (1 и 9 мая).

Кроме того, отпуск сотрудника может быть продлен на время учебного отпуска (ст. 177 ТК РФ), а также в случае выполнения работником во время отпуска государственных обязанностей (участие в военных сборах, судебных заседаниях, работа в качестве члена избирательной комиссии и т.д.).

Деление отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). Причем одна из частей этого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Оставшийся же отпуск по усмотрению работника и работодателя может предоставляться частями и меньшей продолжительности.

Трудовой кодекс не уточняет порядок предоставления отпуска, если его продолжительность составляет 7 и менее дней.

Пример. Менеджеры Петров М.И. и Соколов Н.П. обратились к руководителю организации ООО «Смайл» с заявлением о предоставлении части ежегодного отпуска.

Петров М.И. написал заявление на отпуск с 5 по 9 июня (с понедельника по пятницу), а Соколов Н.П. — с 3 по 11 июня (с субботы одной недели до воскресенья другой недели).

Как в первом, так и во втором случае работники будут отдыхать 5 рабочих дней. Однако в первом случае работник получит отпускные за 5 календарных дня, а во втором случае — за 9 календарных дней отпуска.

В описанной ситуации каждый работник преследует свою цель. Петров М.И. включает в дни отпуска только рабочие дни, не учитывая выходные дни. В результате количество дней его отдыха за год увеличивается.

Соколов М.И., наоборот, старается прихватить к отпуску как можно больше выходных дней. Тем самым он стремится как можно больше заработать. Получается, что в выходные дни он не только отдыхает, но и получает отпускные.

Отметим, что Трудовой кодекс не запрещает поступать подобным образом.

Единственное условие, которое установлено трудовым законодательством, заключается в том, что одна из частей отпуска не может быть менее 14 календарных дней. При соблюдении этого условия продолжительность других долей отпуска может быть и три, и шесть, и девять календарных дней. Главное, чтобы такой подход к разбивке ежегодного оплачиваемого отпуска не нарушал нормальную работу организации и нашел поддержку у руководителя организации.

Ведь без его согласия администрация предприятия частичные отпуска работнику не предоставляет.

Документальное оформление отпуска

Порядок документального оформления отпусков мы представили в таблице N 2.

Таблица N 2

N
п/п
Название
документа
Срок и порядок
составления
Унифицированная
форма
(Постановление
Госкомстата
России от
05.01.2004 N 1)
Примечания
1 График
отпусков
Составляется
ежегодно.
Утверждается
за 2 недели
до наступления
нового
календарного
года, то есть
не позднее
16 декабря
Форма N Т-7 Вывешивается
на видное
место или
объявляется
работникам
под расписку
2 Заявление
работника
Не позднее чем
за 15 дней до
начала отпуска
Составляется
в произвольной
форме
Представляется
в кадровую
службу
предприятия
3 Приказ о
предоставлении
отпуска
работнику
Администрация
должна
предупредить
работника о
наступлении
отпуска не
позднее чем за
2 недели до
его начала
Формы N Т-6 и
N Т-6а
Объявляется
работнику
под расписку
и передается
в бухгалтерию
для начисления
отпускных
4 Записка-расчет
о
предоставлении
отпуска
работнику
Оплата отпуска
производится
не позднее чем
за 3 дня до
его начала
Форма N Т-60 Передается
в кассу
организации и
служит
основанием
для выплаты
отпускных

График отпусков

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с графиком отпусков на предприятии. Очередность отпусков работников предприятия определяется на основании графика отпусков.

Отпуска могут предоставляться как последовательно один за другим, так и одновременно всем или некоторым категориям работников. Все зависит от специфики деятельности конкретного предприятия.

Кроме того, отпуска не обязательно должны начинаться только 1-го или 15-го числа каждого месяца. По возможности их нужно равномерно распределить в течение всего месяца.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Он составляется ежегодно на основании пожеланий сотрудников предприятия и с учетом мнения профсоюзного комитета по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В графике все отпуска распределяются по строкам по мере очередности их предоставления с начала до конца года (с января по декабрь). В нем, как правило, указывается месяц ухода сотрудника в отпуск. Конкретная дата ухода в отпуск определяется уже после составления графика. Как правило, работник пишет заявление о предоставлении отпуска, в котором указывает дату его начала и окончания с учетом графика отпусков.

Однако может быть составлен и более четкий график, где указываются конкретные даты ухода в отпуск каждого работника.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск сотрудника может быть разделен на части и предоставляться в разные месяцы (ст. 125 ТК РФ). В этом случае вносить в график отпусков фамилию сотрудника нужно несколько раз по числу частей отпуска.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 16 декабря.

Утвержденные графики вывешиваются на видном месте или объявляются работникам под расписку. Для того чтобы избежать в дальнейшем каких-либо конфликтов с работниками, можно сделать в графике специальную графу, в которой они будут расписываться. Это будет означать, что сотрудники согласны с составленным графиком.

По мере ухода в отпуска работников в графике отпусков в графе 7 «Отпуск/дата/фактическая» указываются даты фактического ухода в отпуск.

Трудовым кодексом определены категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время.

К ним относятся:

  1. Работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
  2. Некоторые категории граждан, которые подверглись воздействию радиации после чернобыльской катастрофы (Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»).
  3. Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев РФ и полных кавалеров ордена Славы»).
  4. Инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»).
  5. Ветераны Великой Отечественной войны и ветераны боевых действий на территориях других государств, ветераны труда и некоторые другие категории работников в соответствии с Федеральным законом от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах».
  6. Лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).
  7. Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» (пп. 9 п. 1 ст. 18 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»).
  8. Лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог, — в удобное для них время (пп. 10 п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»).
  9. Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»).

Супругам военнослужащих отпуск предоставляется по их желанию одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 123 ТК РФ). Продолжительность этого отпуска может быть приравнена к отпуску военнослужащего. Притом часть отпуска, превышающая продолжительность отпуска по их основному месту работы, предоставляется без сохранения заработной платы.

Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

По желанию мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам ежегодный отпуск предоставляется ему в любое время независимо от времени его непрерывной работы на данном предприятии (ст. 123 ТК РФ).

Женщинам ежегодный отпуск может быть предоставлен по их желанию:

  • перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • после окончания отпуска по уходу за ребенком.

Такое положение установлено ст. 260 ТК РФ.

По соглашению между работодателем и работником, совмещающим работу с обучением, основные ежегодные отпуска присоединяются к учебным отпускам (ст. 177 ТК РФ).

Заявление о предоставлении отпуска

Трудовой кодекс обязывает составлять заявление на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска только тех работников, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы на предприятии (ст. 122 ТК РФ).

В остальных случаях работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на основании графика отпусков и приказа руководителя, который издается в соответствии с графиком отпусков.

Следовательно, если в графике отпусков указана конкретная дата, с которой начинается отпуск работника, то писать заявление о предоставлении отпуска ему вовсе не обязательно.

Если же в графике отпусков обозначен только месяц, на который приходится отпуск сотрудника, то ему необходимо уточнить дату начала своего отпуска. В этом случае заявление сотрудника о предоставлении отпуска просто необходимо. Написать его нужно не позднее чем за 15 дней до начала отпуска.

>Перенос отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен как по инициативе работника, так и по инициативе администрации. Рассмотрим каждый случай.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). В то же время предоставляемые отпуска не должны нарушать нормального хода работы предприятия.

Поэтому в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно перенести отпуск работника на следующий рабочий год.

Но только с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

Что касается работников, которым еще не исполнилось 18 лет, а также тех, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями, то согласно Трудовому кодексу они должны отдыхать ежегодно. Поэтому перенести отпуск такого сотрудника на следующий год работодатель не может.

Кроме того, работодателю нужно помнить, что Трудовой кодекс запрещает не предоставлять ежегодный отпуск работникам предприятия в течение двух лет подряд.

Как оформить перенос отпуска?

Перенос отпуска осуществляется на основании приказа руководителя. Унифицированной формы приказа на перенос отпуска нет. Поэтому этот документ составляется в произвольной форме (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Если отпуск переносится по инициативе работника, то ему необходимо написать соответствующее заявление. На основании этого заявления руководитель организации издает приказ либо о внесении изменений в график отпусков, либо о внесении изменений в приказ о предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику.

В приказе необходимо указать:

  • на каком основании переносится отпуск (по просьбе сотрудника, в связи с его болезнью и т.д.);
  • на какой срок переносится отпуск.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

В случае перенесения отпуска заполняются графы 8 и 9 таблицы Графика отпусков, где указываются основание для перенесения отпуска и дата предполагаемого отпуска.

Графа 10 «Примечание» заполняется в случае, когда работнику по какой-либо причине (документально обоснованной) был перенесен его запланированный отпуск.

Отзыв работника из отпуска

В случае производственной необходимости работодатель может отозвать работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Но только если сам работник согласен выйти на работу до окончания ежегодного отпуска.

Отзыв работника из отпуска оформляется приказом или распоряжением руководителя. В этом приказе должны быть указаны причины, по которым работник отзывается из отпуска. Там же надо указать, сколько дней отпуска успел израсходовать работник и сколько дней осталось неиспользованными.

В Трудовом кодексе не указано, в какой форме должно быть выражено согласие работника на отзыв из отпуска. Работник может сделать приписку в приказе об отзыве из отпуска, что согласен прервать отпуск.

Если работника отзывают из отпуска, то оставшаяся часть отпуска остается неиспользованной. Работник может распорядиться ею по своему усмотрению. Либо остаток отпуска предоставляется работнику по его заявлению в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо он присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Соответствующие сведения нужно внести в график отпусков и сделать перерасчет заработной платы работника.

Учтите, что нельзя отзывать из отпуска некоторые категории работников. Например:

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

О.А.Курбангалеева

Консультант-эксперт

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

>
Порядок и правила оформления отпуска для работников

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график .

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7. Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Оформление отпуска работнику: общий порядок и условия

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, в том числе надомникам, совместителям, сезонному и временному персоналу. А за работу на Крайнем Севере, в опасных или вредных условиях, с ненормированным рабочим днем предоставляется несколько дополнительных дней отдыха. Порядок предоставления и оплаты оплачиваемых отпусков, основных и дополнительных, закреплен статьями 114-127 ТК РФ, а отпусков без сохранения зарплаты — статьей 128 ТК РФ.

Внимание! Работодатель может устанавливать дополнительные оплачиваемые отпуска по собственной инициативе: для этого надо включить соответствующий пункт в трудовой или коллективный договор.

Как бы ни складывалась производственная ситуация, каждому сотруднику за каждый рабочий год следует предоставить отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней, сохраняя за ним средний заработок на весь этот период. Право на оплачиваемый отпуск новичок получает по истечении полугода работы в организации. Если он не относится к числу льготников, работодатель может, но не обязан предоставить ему отпуск авансом, если же речь идет о представителе льготной категории — придется пойти ему навстречу, и стаж работы на организацию в данном случае значения не имеет.

Некоторым категориям персонала, например, почетным донорам, работающим подросткам или родителям ребенка-инвалида, закон дает право самостоятельно выбирать время отдыха. Такие работники могут взять отпуск в любой удобный для них момент, даже если их некем заменить. Подробнее о действиях работодателя в этой ситуации и случаях злоупотребления льготами читайте в журнале «Кадровое дело».

Отпускной период по просьбе работника можно разбивать на части или переносить. Главное — убедиться, что право на отдых реализуется своевременно и в полной мере, поскольку непредоставление отпуска в течение двух лет подряд чревато серьезными проблемами для работодателя, даже если сотрудник сам отказывался отдыхать. Сотрудники, еще не достигшие совершеннолетия или выполняющие вредные работы, должны отдыхать ежегодно без возможности переноса отпуска на следующий год (ст. 124 ТК РФ).

Оформление отпуска сотрудника: пошаговая инструкция для кадровика

Чтобы предоставить одному или нескольким сотрудникам отпуск и не стать объектом пристального внимания ГИТ, нужно оформить несколько важных документов. Придерживайтесь требований актуального ГОСТ Р 7.0.97-2016 и соблюдайте установленные законом сроки. Для работодателей, не уведомляющих работников о предстоящем отпуске или оплачивающих его с опозданием, предусмотрена административная ответственность.

Не упустить момент и вовремя подготовить все документы, необходимые для предоставления отпуска, поможет грамотно составленный график. Это сводный документ, утверждаемый ежегодно и содержащий сведения о том, когда именно и в течение какого количества дней будет отдыхать каждый работник предприятия. О правилах составления идеального графика, который устроит всех без исключения сотрудников и станет надежным помощником в кадровой работе, читайте в статье.

Как правильно отправить сотрудника в отпуск: пошаговая инструкция

Шаг 1. Рассчитайте продолжительность отпуска. Для каждого сотрудника организации этот показатель определяется исходя из продолжительности его рабочего года. Первый рабочий год отсчитывается с даты трудоустройства в организацию. За каждый такой год необходимо предоставить не менее 28 полных отпускных дней (ст. 115 ТК РФ). Чтобы без ошибок определить продолжительность отпуска в каждом конкретном случае, воспользуйтесь онлайн-расчетчиком от «Системы Кадры».

Шаг 2. Отправьте сотруднику письменное уведомление. К форме документа особых требований нет, чего не скажешь о сроках его вручения: сотрудник должен ознакомиться с уведомлением под подпись не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Не забудьте указать в уведомлении точную дату начала отпускного периода согласно действующему в организации графику.

Образец уведомления сотрудника о дате начала его отпуска

Смотреть образец

Шаг 3. Издайте письменный приказ. Используйте унифицированную форму №Т-6 или ее аналог, а если нужно одновременно отправить отдыхать нескольких сотрудников — удобный бланк №Т-6а, в котором предусмотрены поля для сведений о каждом отпускнике.

В приказе отразите:

  • реквизиты работодателя;
  • даты оформления и номер документа;
  • табельный номер, должность, паспортные данные работника;
  • структурное подразделение, в котором он числится;
  • рамки рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Для сведений о ежегодном основном оплачиваемом отпуске предназначен раздел «А», о дополнительном — раздел «Б». Укажите общее количество календарных дней отдыха, а также точные даты начала и окончания отпускного периода. Приказ заверяется подписью директора компании, а затем передается сотруднику для ознакомления под подпись.

Внимание! Если же практика рассылки отдельных уведомлений в организации не применяется, оформите приказ не позднее чем на две недели до начала отпуска и сразу же ознакомьте с ним работника, чтобы соблюсти требования статьи 123 ТК РФ.

Шаг 4. Составьте записку-расчет на основании приказа. Используйте унифицированную форму №Т-60 или ее аналог. На лицевой стороне бланка укажите реквизиты организации, дату составления и номер документа, сведения о работника: табельный номер, фамилию, имя и отчество, должность, структурное подразделение.

Пример заполнения записки-расчета (фрагмент)

Смотреть образец

Если работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, заполняйте раздел «А» заполняйте, если дополнительный — раздел «Б».

Когда предоставляется два разных вида отпуска подряд, заполняйте оба раздела. В разделе «В» укажите общую продолжительность отпускного периода и точные даты его начала и завершения. Заверьте бланк подписью должностного лица, ответственного за работу с кадрами.

Оборотная сторона записки-расчета заполняется и заверяется бухгалтером. Здесь рассчитывается сумма отпускных, которые должна выплатить организация.

Шаг 5. Выплатите отпускные. Сделать это нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска, как того требует статья 136 ТК РФ. В главном своде законов о труде не сказано, в каких днях отсчитывается срок — календарных или рабочих, но Роструд настаивает на первом варианте (см. письмо Роструда №1693-6-1 от 30.07.2014). Если крайний срок выплаты отпускных приходится на выходной или нерабочий праздничный день, рассчитайтесь с сотрудником в последний рабочий день, предшествующий выходному или празднику, иначе работодателю грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.

★ Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка сотрудника. Подробнее о правилах расчета отпускных, в том числе в месяце, на который выпадают праздники, и в других сложных случаях, расскажет эксперт журнала «Кадровое дело».

Шаг 6. Заполните личную карточку. Каждый раз, когда предоставляете сотруднику отпуск, вносите в раздел VIII личной карточки сведения о его виде, продолжительности, датах начала и окончания. Знакомить работника с этой записью не нужно.

Общий порядок применяется, если в организации соблюдается отпускной график. Но иногда приходится смещать заранее намеченные даты, например, по просьбе сотрудника или производственной необходимости. К тому же во многих компаниях есть новички, принятые в штат после утверждения графика и потому не попавшие в общий список отпускников. Как оформить отпуск сотруднику, который хочет отдыхать не по графику?

Как отправить сотрудника в отпуск не по графику

Порядок действий в этом случае будет немного другим. Для начала нужно принять у сотрудника письменное заявление, на основании которого работодатель сможет издать приказ. Документ составляется в произвольной форме.

Образец заявления сотрудника о предоставлении ежегодного отпуска

Смотреть образец

Внимание! Если возможность выбирать удобное время для отдыха гарантирована сотруднику законом, попросите его прикрепить к заявлению подтверждающие документы: медицинское заключение, справку о беременности и т.д.

Дальше действуйте по стандартной инструкции. Уведомление о начале отпуска в данном случае можно не оформлять, поскольку сотрудник сам выбирает дату, но приказ издается в обязательном порядке.

Вывод

Право на отдых есть у каждого работника. Задача работодателя — вовремя предоставить отпуск и оплатить его, подготовив все необходимые документы: уведомление, приказ, записку-расчет. Чтобы избежать путаницы и проблем с заменой ключевых специалистов на время отпуска, грамотно составляйте отпускной график и строго его придерживайтесь. Если сотрудник внезапно решил уйти в отпуск не по графику, запросите письменное заявление, чтобы на его основании составить приказ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *